KI-Kompetenz wird Pflicht: Was Artikel 4 des AI Acts für Ihr Unternehmen bedeutet

Nutzt Ihr Unternehmen ChatGPT, automatisierte Übersetzungen oder KI-gestütztes Recruiting? Dann sind Sie seit dem 2. Februar 2025 gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI zu schulen. Das schreibt Artikel 4 des EU AI Acts vor — branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße.

Dieser Artikel zeigt, was die Pflicht konkret bedeutet, welche Schritte notwendig sind und wie Deutschland, Österreich und die Schweiz die Vorgabe umsetzen.

Was Artikel 4 fordert

Der EU AI Act ist das weltweit erste umfassende Regelwerk für KI. Artikel 4 regelt die sogenannte „KI-Kompetenz" (englisch: AI Literacy). Die Kernaussage: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen dafür sorgen, dass ihr Personal ausreichend geschult ist. Das gilt auch für Personen, die KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens bedienen — etwa externe Dienstleister oder Auftragnehmer.

KI-Kompetenz umfasst die Fähigkeiten, das Wissen und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen. Dazu gehört auch das Bewusstsein für Chancen, Risiken und mögliche Schäden. Der Gesetzgeber meint damit nicht nur technisches Wissen. Auch das Verständnis dafür, wann eine KI-Ausgabe hinterfragt werden sollte oder welche ethischen Fragen sich bei automatisierten Entscheidungen stellen, fällt darunter.

Wovon der Schulungsumfang abhängt

Drei Faktoren bestimmen, wie umfangreich die Schulung ausfallen muss:

• Vorwissen der Betroffenen: Eine Entwicklerin mit Machine-Learning-Erfahrung braucht andere Schulungen als ein Sachbearbeiter, der zum ersten Mal ein KI-Tool nutzt
• Einsatzkontext: Ein KI-Chatbot für allgemeine Kundenanfragen stellt andere Anforderungen als ein KI-System, das Kreditanträge bewertet
• Betroffene Personengruppen: Wenn das KI-System Entscheidungen über Menschen trifft — etwa bei Bewerbungen oder Sozialleistungen — steigen die Anforderungen

Ein formales Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Der Gesetzgeber lässt Unternehmen hier Spielraum. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen angemessen sind und dokumentiert werden. Schulungsprotokolle, Teilnahmelisten, dokumentierte Leitlinien oder Nachweise über absolvierte E-Learning-Module — all das sind valide Belege.

Was KI-Kompetenz in der Praxis heißt

Was „ausreichend geschultes Personal" bedeutet, hängt von der Rolle ab. Für eine Sachbearbeiterin, die KI-generierte Texte prüft, genügt ein anderes Kompetenzniveau als für einen Abteilungsleiter, der entscheidet, welches KI-System angeschafft wird.

Grundsätzlich sollte jede Person, die mit KI arbeitet, drei Dinge verstehen: Wie das System grundsätzlich funktioniert. Wo seine Grenzen liegen. Und welche Risiken mit dem Einsatz verbunden sind.

Für Führungskräfte kommt ein weiterer Aspekt dazu: Sie müssen einschätzen können, ob der KI-Einsatz in ihrem Verantwortungsbereich den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das setzt kein technisches Detailwissen voraus, aber ein Verständnis für Risikoklassen, Dokumentationspflichten und die Frage, wann externe Expertise nötig ist.

Wen betrifft die Pflicht?

Fast alle. Betroffen sind nicht nur Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder vertreiben. Auch Betreiber — Firmen, die KI lediglich einsetzen — fallen unter die Regelung.

Wenn Ihre Mitarbeitenden mit einem KI-Chatbot arbeiten, KI-gestützte Analysen nutzen oder automatisierte Systeme bedienen, greift Artikel 4. Es reicht nicht, ein Tool einzuführen und darauf zu vertrauen, dass alle schon damit zurechtkommen.

Typische Anwendungsfälle in KMU

Viele Unternehmen setzen KI ein, ohne sich dessen bewusst zu sein. Einige Beispiele:

• Marketing: KI-generierte Texte, automatische Bildbearbeitung, Social-Media-Planung mit KI-Unterstützung
• Personalwesen: Vorauswahl von Bewerbungen durch KI, automatisierte Terminplanung, Chatbots für Mitarbeiterfragen
• Vertrieb: KI-gestützte Lead-Bewertung, automatisierte Angebotsvorschläge, Prognosemodelle
• Kundenservice: Chatbots, automatische Ticket-Klassifizierung, Sentimentanalyse von Kundenfeedback
• Finanzabteilung: Automatisierte Rechnungsprüfung, KI-basierte Betrugserkennung, Forecasting

In jedem dieser Fälle arbeiten Mitarbeitende mit KI-Systemen. In jedem dieser Fälle greift Artikel 4.

Wer innerhalb des Unternehmens geschult werden muss

Die Pflicht beschränkt sich nicht auf die IT-Abteilung. Artikel 4 richtet sich an alle Personen, die KI-Systeme bedienen, deren Ergebnisse nutzen oder über deren Einsatz entscheiden. Das umfasst drei Gruppen:

• Anwender: Mitarbeitende, die direkt mit KI-Tools arbeiten
• Entscheider: Führungskräfte, die den Einsatz von KI-Systemen verantworten
• Aufsicht: Personen, die KI-Ergebnisse prüfen, validieren oder freigeben

Der Zeitverlauf: Vom Entwurf zur geltenden Pflicht

April 2021 — Die EU-Kommission legt den ersten Entwurf der KI-Verordnung vor. KI-Kompetenz ist noch kein eigenständiger Artikel.

Dezember 2023 — EU-Parlament und Rat einigen sich auf den finalen Text. Artikel 4 wird als eigenständige Pflicht aufgenommen. Das war ein bewusster Schritt: Die Gesetzgeber erkannten, dass Regulierung allein nicht reicht — Menschen müssen KI auch verstehen, um die Regeln umsetzen zu können.

Juli 2024 — Die Verordnung (EU) 2024/1689 wird im Amtsblatt veröffentlicht. Inkrafttreten am 1. August 2024.

2. Februar 2025 — Erste Stufe: Artikel 4 (KI-Kompetenz) und Artikel 5 (verbotene KI-Praktiken) gelten ab sofort. Artikel 4 gehört damit zu den allerersten Pflichten, die wirksam werden — noch vor den meisten technischen Anforderungen.

2. August 2025 — Zweite Stufe: Regelungen für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck treten in Kraft. Mitgliedstaaten müssen ihre Aufsichtsbehörden benannt haben.

2. August 2026 — Dritte Stufe: Alle übrigen Bestimmungen werden wirksam, darunter die Vorschriften für Hochrisiko-KI-Systeme. Der vollständige Bußgeldrahmen greift — mit Strafen von bis zu 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Umsetzung in Deutschland

Deutschland setzt den AI Act mit dem KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) um. Das Bundeskabinett hat den Regierungsentwurf am 11. Februar 2026 beschlossen.

Zentrale Aufsichtsbehörde wird die Bundesnetzagentur (BNetzA). Bei ihr entsteht das Koordinierungs- und Kompetenzzentrum für die KI-Verordnung (KoKIVO). Dieses Zentrum unterstützt andere Behörden, stellt eine einheitliche Rechtsauslegung sicher und betreibt einen KI-Service-Desk als Anlaufstelle.

Der KI-Service-Desk ist seit Juli 2025 aktiv. Er bietet ein Selbsteinschätzungstool, Informationen zur Verordnung und Hinweise auf kostenfreie Weiterbildungsangebote. Für Unternehmen, die nicht wissen, wo sie anfangen sollen, ist er ein guter erster Anlaufpunkt.

Besonderheit Betriebsrat

Ein Punkt, den viele unterschätzen: In Unternehmen mit Betriebsrat hat dieser bei der Einführung von KI-Schulungen ein Mitbestimmungsrecht nach § 98 BetrVG (Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen). Das bedeutet nicht, dass der Betriebsrat die Schulung blockieren kann. Es bedeutet aber, dass er frühzeitig eingebunden werden muss — bei Inhalten, Formaten und Anbietern.

Unternehmen, die ihre KI-Kompetenzpflicht ohne Betriebsrat-Abstimmung umsetzen, riskieren Konflikte und Verzögerungen. Der pragmatische Weg: Den Betriebsrat von Anfang an ins Boot holen und die Schulung als gemeinsames Projekt positionieren.

Was das für deutsche Unternehmen heißt: Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt seit Februar 2025. Die vollständigen Sanktionsbefugnisse greifen ab August 2026. Wer jetzt handelt, hat noch einen Vorsprung — und vermeidet Reibung mit dem Betriebsrat.

Umsetzung in Österreich

Österreich hat früh reagiert. Bereits Anfang 2024 wurde die KI-Servicestelle bei der RTR GmbH eingerichtet. Die Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH dient als zentrale Anlaufstelle für Unternehmen, Behörden und Bürger:innen.

Die RTR beantwortet Fragen zu Compliance, Transparenz und Rechtsumsetzung rund um den AI Act. Für die formale Marktüberwachung ist die Digitalisierungssektion im Bundeskanzleramt zuständig.

Der AI Act gilt als EU-Verordnung unmittelbar in Österreich. Es braucht kein eigenes Umsetzungsgesetz. Unternehmen stehen damit vor denselben Pflichten und Fristen wie ihre Pendants in Deutschland.

Die Rolle der WKO

Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) hat sich früh als Informationsquelle positioniert. Sie bietet Leitfäden, Webinare und Erstberatungen zum AI Act an. Für KMU, die den Einstieg suchen, ist die WKO eine niedrigschwellige Anlaufstelle — insbesondere, weil viele Angebote kostenfrei sind.

Zusätzlich plant Österreich ein KI-Reallabor (Regulatory Sandbox), das bis August 2026 in Betrieb sein muss. In diesem geschützten Rahmen können Unternehmen KI-Systeme testen, bevor sie auf den Markt kommen — unter Aufsicht, aber mit reduziertem regulatorischem Risiko.

Was das für österreichische Unternehmen heißt: Die Schulungspflicht nach Artikel 4 gilt seit Februar 2025. Die KI-Servicestelle der RTR und die WKO bieten Orientierung. Das KI-Reallabor wird ab 2026 zusätzliche Möglichkeiten schaffen.

Sonderfall Schweiz

Die Schweiz ist kein EU-Mitglied. Der AI Act gilt dort nicht unmittelbar. Trotzdem betrifft er viele Schweizer Unternehmen — wegen des Marktortprinzips: Wer Produkte oder Dienste in der EU anbietet, muss EU-Regeln einhalten. Und das betrifft einen großen Teil der Schweizer Wirtschaft, die stark auf den europäischen Binnenmarkt ausgerichtet ist.

Die Schweiz verfolgt einen eigenen Weg. Am 12. Februar 2025 hat der Bundesrat eine Grundsatzentscheidung getroffen: sektorspezifische KI-Regulierung statt eines eigenen KI-Gesetzes nach EU-Vorbild. Bestehende Gesetze in Datenschutz, Gesundheitswesen und Finanzsektor sollen gezielt angepasst werden.

Parallel dazu will der Bundesrat die KI-Konvention des Europarats ratifizieren. Das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) bereitet bis Ende 2026 eine Vernehmlassungsvorlage vor. Diese soll Transparenz, Datenschutz, Nichtdiskriminierung und Aufsicht abdecken.

Was das konkret für Schweizer Unternehmen bedeutet

Die Situation ist zweigeteilt. Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen in der EU anbieten, müssen den AI Act einhalten — inklusive Artikel 4. Das gilt auch für digitale Dienste, die über Landesgrenzen hinweg genutzt werden.

Rein national tätige Unternehmen sind derzeit nicht direkt betroffen. Aber auch für sie lohnt sich die Vorbereitung. Die KI-Konvention des Europarats wird vergleichbare Anforderungen mit sich bringen. Und die Erfahrung mit der DSGVO zeigt: Was in der EU gilt, setzt früher oder später auch in der Schweiz den Standard.

Drei Länder, drei Wege — eine Pflicht

Bußgelder und Haftung

Eine Frage taucht in Beratungsgesprächen immer wieder auf: Was passiert, wenn ein Unternehmen die KI-Kompetenzpflicht ignoriert?

Direkte Bußgelder für einen Verstoß gegen Artikel 4 allein sind im AI Act nicht vorgesehen. Das klingt zunächst nach Entwarnung. Ist es aber nicht.

Ab August 2025 greifen zivilrechtliche Haftungsregeln. Wenn unzureichend geschultes Personal durch den Einsatz eines KI-Systems Schaden verursacht — etwa eine diskriminierende Entscheidung im Recruiting oder eine fehlerhafte automatisierte Kreditprüfung — haftet das Unternehmen. Die fehlende Schulung wird dann zum Beleg für mangelnde Sorgfalt.

Dazu kommen indirekte Konsequenzen: Aufsichtsbehörden können die fehlende KI-Kompetenz als erschwerenden Umstand werten, wenn sie Verstöße gegen andere Bestimmungen des AI Acts prüfen. Und bei der Vergabe öffentlicher Aufträge wird die nachgewiesene KI-Kompetenz zunehmend zum Kriterium.

Das bedeutet es für Sie

Die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 ist keine Empfehlung. Sie ist geltendes Recht — seit über einem Jahr. Wer jetzt noch nicht gehandelt hat, steht nicht vor einer unüberwindbaren Aufgabe. Aber er sollte anfangen.

Fünf Schritte zur Umsetzung

1. Bestandsaufnahme machen: Welche KI-Systeme setzen Sie ein? Zählen Sie nicht nur die offensichtlichen Tools wie ChatGPT. Denken Sie auch an KI-Funktionen in bestehender Software — automatische Übersetzungen, Spam-Filter mit KI, intelligente Suchfunktionen
2. Rollen identifizieren: Wer arbeitet direkt mit diesen Systemen? Wer entscheidet über deren Einsatz? Wer prüft die Ergebnisse?
3. Schulungsbedarf ableiten: Nicht alle brauchen dasselbe. Allgemeine KI-Grundlagen für alle, spezifische Schulungen für Teams mit direktem KI-Kontakt, strategisches Wissen für Führungskräfte
4. Maßnahmen dokumentieren: Halten Sie fest, wer wann was gelernt hat. Schulungsprotokolle, Teilnahmelisten, absolvierte Module — diese Nachweise schützen Sie im Ernstfall
5. Regelmäßig aktualisieren: KI-Kompetenz ist kein einmaliges Projekt. Neue Tools, neue Risiken, neue gesetzliche Anforderungen — planen Sie mindestens eine jährliche Auffrischung ein

Der richtige Zeitpunkt

August 2026 wirkt weit weg. Aber die Schulungspflicht gilt bereits. Und wer im August 2026 noch am Anfang steht, hat ein Problem: Dann greifen die vollständigen Sanktionsbefugnisse, und der Markt für KI-Schulungen wird deutlich enger. Anbieter werden ausgebucht sein, Preise steigen.

Der beste Zeitpunkt, mit KI-Kompetenz anzufangen, war Februar 2025. Der zweitbeste ist jetzt.

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Quellen und weiterführende Links

• AI Literacy: Fragen und Antworten der EU-Kommission — Offizielle FAQ der EU zur KI-Kompetenzpflicht
• KI-Durchführungsgesetz (KI-MIG) — Gesetzgebungsverfahren Deutschland — Aktueller Stand des deutschen Umsetzungsgesetzes
• KI-Servicestelle der RTR (Österreich) — Zentrale Anlaufstelle für den AI Act in Österreich
• AI Act — Informationen der WKO — Übersicht der Wirtschaftskammer Österreich für Unternehmen
• KI-Regulierung in der Schweiz — EJPD — Informationen des Bundesamts für Justiz zur Schweizer KI-Gesetzgebung